AUTOMATIZAÇÃO DE TAREFAS EM SEU NEGÓCIO

1. Introdução

2. Quais tipos de tarefas automatizar

3. Como usar a automação para melhorar o seu negócio

4. Quais tipos de ferramentas usar para automatização de tarefas

5. NuBank

6. Conclusão



1. Introdução



A história da automação industrial começa antes mesmo do século XXI, com destaque para a segunda metade do século XVIII, quando já se tentava avançar na área de automação com o início da revolução industrial, e seu súbito crescimento tecnológico.


O que se precisa entender sobre automação é que trata-se de um sistema que utiliza processos automáticos para controlar mecanismos para o seu funcionamento próprio. No nosso dia a dia conseguimos identificar, mesmo que indiretamente, a automação em casa, no trabalho, em atividades corriqueiras, como entrar pela porta de um elevador, usar o caixa eletrônico, fazer uma transferência bancária pelo seu smartphone, etc.


No entanto, atualmente a automatização vai além de tarefas simples, já que o controle para simplificar tarefas diárias que necessitam de um grupo maior dentro de uma empresa é algo muito importante para o sucesso - caso esteja pensando em abrir alguma empresa ou start-up. Para a confecção de um produto, primeiramente é necessário uma série de tarefas encadeadas, que juntas irão construir o produto, as chamadas tarefas repetitivas.


Com a digitalização e a conexão do ambiente de trabalho, as tecnologias como a Internet das Coisas, Blockchain e a Nuvem, fazem com que a interação presencial humana não seja mais tão necessária como antigamente.



2. Quais tipo de tarefas automatizar


A utilização de ferramentas a favor de uma empresa na automatização de tarefas de rotina é muito importante. A automatização de tarefas não é somente robôs fazendo o trabalho humano, mas sim processos automatizados executados por sistemas que qualquer pessoa consiga manusear.


Cada processo em um empreendimento pode fazer a diferença dentro de uma empresa; desde um bom atendimento ao cliente, até a gestão de tarefas de um produto. A gestão da automatização dessas tarefas se dá através da utilização de sistemas para nortear a tomadas de decisões. O auxílio de processos automatizados faz com que a empresa tenha uma redução nos erros, padronizando todo tipo de falha que possa acontecer.


Os processos automatizados reduzem custos, pois diminuem o número de funcionários em tarefas manuais; assim sendo, os valores gastos com funcionários podem ser investidos em outros setores, fazendo a equipe se tornar mais motivada e eficiente.


Desta feita, vista a importância da automatização de processos, passaremos a identificar alguns tipos de tarefas que podem ser automatizadas:



  • Email Marketing

O email marketing é uma estratégia digital que se comunica com seus clientes e possíveis clientes.. Imagine o tempo necessário para desempenhar a função de enviar emails, um a um, aos consumidores que adquirem seus produtos. Para uma empresa de médio a grande porte seria necessária uma grande quantidade de funcionários para essa simples função. Então, o email marketing oferece de forma automatizada promoções, novidades do mercado, etc.


Existe uma diferença entre a automação de marketing e o email marketing, embora seja bem intuitivo pensar que são a mesma coisa. A automação de marketing representa todo o conjunto de interações automatizadas entre marca e consumidor, já o email marketing representa apenas o envio pontual para a lista de contatos. Desta forma, podemos assumir que a automação de marketing trata o processo como um todo ao longo da cadeia de possíveis consumidores, tornando-se bem mais abrangente que o email marketing.



  • Relacionamento com o Cliente

Algumas ferramentas são focadas no relacionamento com o cliente, como softwares que fornecem informações detalhadas sobre todos os parceiros. Através dessa ferramenta, a obtenção de dados possibilita criar estratégias exclusivas. Essas tarefas, se executadas manualmente, seriam muito mais complicadas do que de fato são no mercado hoje em dia, pois seria necessário armazenar, compilar e gerar planilhas para cada um dos potenciais consumidores.



  • Controle de Estoque

Para qualquer empreendimento, seja loja física ou e-commerce, o controle de estoque sempre será algo em comum. Evitar o excesso ou a falta de demanda para o seu cliente é um desafio. A automatização desse processo acaba evitando que possíveis falhas venham a acontecer, pois tudo hoje em dia é controlado pelos smartphones. A automatização desse processo acaba calculando o giro de produtos, identifica oportunidades de possíveis zonas de marketing, assegura a qualidade das mercadorias, e também evita desperdício de mercadoria.



  • Emissão de Boletos

Emitir boletos parece simples no começo, porém com o passar do tempo, esse trabalho manual e repetitivo, pode acabar gerando erros - sem falar no tempo gasto para realizar tal tarefa. Assim, uma boa plataforma de gestão de boletos é algo importante para quem deseja escalar vendas e automatizar esse processo.



  • Gerenciamento de Redes Sociais

Atualmente, as redes sociais possibilitam boas oportunidades para conseguir novos negócios, ou pessoas qualificadas para a sua empresa. Entretanto, esse trabalho de gerenciamento de redes, de forma manual, se torna complicado pelo fato de que cada rede social possui objetivos de postagens bem diferentes. Por exemplo, o Instagram tem um estilo mais informal, já o LinkedIn exige postagens mais profissionais.


A automação das redes ocorre ao programar postagens, stories, curtidas e comentários que podem ser deixadas automáticas. Isso faz com que não se precise mais se preocupar com a publicação em horários específicos de engajamento, proporcionando tempo para focar em outras áreas da empresa.



  • Emissão de Notas Fiscais

A automação de notas fiscais é algo que faz toda diferença no dia a dia, já que independentemente do produto os programas que automatizam os documentos fiscais podem beneficiar muito uma empresa. As legislações tributárias brasileiras estão mudando constantemente, então ao encontrar um meio de facilitar a parte burocrática e fiscal da empresa, surge a possibilidade de gastar mais tempo e energia em outras áreas, e também deixar autônomo o crescimento da empresa.




3. Como usar a automatização para melhorar seu negócio


Automatizar significa utilizar máquinas e funções programadas em dispositivos mecânicos, ou eletrônicos, para facilitar as tarefas do dia a dia ou realizar tarefas padronizando, otimizando e agilizando serviços ou mesmo e/ou procedimentos. Isso pode ocorrer através de robôs, que fazem o trabalho braçal, e também por softwares para o gerenciamento de informações, sendo que cada um dos gerenciamentos pode impactar de maneiras diferentes uma empresa.


É possível aplicar a automação de gestão de informações no setor empresarial, utilizando os sistemas de ERP (Enterprise Resource Planning), que é uma forma de automatizar diversas atividades de gestão e otimizar o acesso a dados relevantes que, quando devidamente utilizados, oferece um embasamento para tomadas de decisões estratégicas.


A automação de processos seletivos e a centralização de informações sobre análises de currículos podem ser um atraso para uma empresa, pois são tarefas que tomam muito tempo e esforço. Nestes casos, a automatização dessas informações curriculares, bem como a análise das ligações causais dos melhores profissionais que atuam na empresa com possíveis candidatos para vagas e com perfis semelhantes, traz maior eficiência ao processo..


A automatização na gestão de pessoas também é algo que se deve levar em consideração, pois uma única plataforma possibilita criar automaticamente relatórios baseados em métricas e indicadores preestabelecidos para, de certa forma, acompanhar com mais agilidade o desempenho da equipe. Com isso, se pode identificar possíveis problemas internos e, com base nessas informações, tomar as devidas medidas.


A automação de processos de tomada de decisão está na praticidade de, através de informações criadas a partir de dados, gerar a melhor decisão dentro de um cenário, pois será baseada em números e não em uma possível eventualidade de acontecer.


A automatização no setor de marketing está atrelada ao entender e agir de forma personalizada e escalável, com pessoas que interagem com sua empresa nos diferentes canais de comunicação. Por isso, entender como funciona cada etapa da automatização do marketing é essencial para qualquer modelo de negócio.


Por nutrir potenciais compradores que não estão preparados para comprar o seu produto, tendo em vista que possam ser consumidores em um período curto, a automatização dessa etapa permite fazer esse relacionamento de forma eficiente com poucos esforços. Essa etapa também consiste em adicionar informação ao usuário, pois quem tem mais conhecimento sobre o assunto sempre estará mais propício a gastar mais dinheiro com produtos de qualidade.


Além disso, a automação do marketing gera mais produtividade para a equipe e interação entre os times de uma empresa. Dessa forma, as tomadas de decisão são sempre mais rápidas e precisas, conseguindo saber a necessidade dos clientes, integrando as equipes de marketing e vendas. Todos esses aspectos fazem com que existam menos chances de falhas na execução do trabalho, pois tudo estará padronizado: seja o envio de emails, a análise dos possíveis compradores, ou outras tarefas.



Porém, vale lembrar que nem mesmo a tecnologia está isenta de falhas.




4. Quais tipos de ferramentas usar para automatização de tarefas.

  • Metodologia Ágil

Metodologias ágeis, de forma bem sucinta, são formas alternativas de gestão de projetos, ligadas a empresas focadas em desenvolvimento de softwares e sistemas. Trata-se de um trabalho realizado a partir de pequenos ciclos de atividade dentro de um projeto, as chamadas sprints. Esta metodologia engloba orientações e métodos distintos que contribuem para que equipes desenvolvam soluções mais eficientes e dinâmicas. Dentro dessa concepção estabeleceu-se quatro fundamentos chave:

  1. Indivíduos e interações de processo e ferramentas;

  2. Software funcionando acima de documentação abrangente;

  3. Colaboração com o consumidor ou cliente acima de negociação de contratos;

  4. Resposta às transformações ou mudanças, mais do que seguir um plano.


  • CRM

Com origem no inglês “Customer Relationship Management”, fica bem clara a definição, que objetiva melhorar a relação entre empresa e clientes. Esta ferramenta impacta diretamente nas estratégias de marketing, vendas, suporte e vários outros setores de um negócio.

De forma resumida, o CRM opera o modo de cadastrar clientes, podendo ser manual ou via exportação de uma lista, a partir de um arquivo, bem como registrar informações do usuário, histórico de compras, canais preferidos de atendimento, etc.

Algumas características que o CRM pode trazer em benefício a uma empresa são uma visão mais ampliada do negócio, centralizando informações, uma produtividade sustentável, inteligência no planejamento estratégico através do armazenamento de informações, aumento das vendas e do ticket médio, por ter um relacionamento melhor com os clientes, além de um maior fortalecimento da marca.

  • HubSpot Marketing Hub

Uma software para a automação de marketing, baseado no CRM que oferece uma integração com o CRM próprio da HubSpot, com acompanhamento em tempo real dos resultados, listas de segmentação de alta especificidade. O software cria ferramentas de estratégia de marketing, e também toda a base de dados dos clientes.


  • ActiveCampaign

Outro software de automação de marketing, sendo que este contém recursos para email marketing, pontuação de potenciais clientes e análise da web, também baseado no CRM, com rastreamento de comportamento, opções de marketing, entre outros fatores.



  • ASP

Do inglês “Active Server Pages”, é uma estrutura de biblioteca básica, não sendo uma linguagem mas sim o processamento de linguagens de script, que gera um conteúdo dinâmico no sistema. Algumas linguagens que ele engloba são, VBScript, JScript, PerlScript, Tcl ou Python.



  • Grafana

É uma ferramenta de aplicação de web análise de código aberto, multiplataforma e visualização interativa. Fornece tabelas, gráficos, alertas e análises baseadas em métricas que serão coletadas para o sistema, quando conectado.



  • Power BI

O Power BI constitui uma coleção de serviços de software, aplicativos e conectores que trabalham juntos para transformar suas fontes de dados não relacionados em informações coerentes, visualmente envolventes e interativas - como uma planilha do Excel ou dados baseados na nuvem. Essa é uma ferramenta que conecta facilmente as fontes de dados, compartilhando-as com todas as pessoas que quiserem.



  • MES

O MES é um sistema de manufatura que segrega e mapeia um processo, armazenando as informações e gerando relatórios em tempo real, com base nos indicadores mais importantes, facilitando assim a tomada de decisão.


  • SAP

Sistemas, Aplicativos e Produtos para processamento de dados é um sistema de gestão empresarial que traz melhorias práticas do mercado para empresa, com a intenção de elevar a eficiência do controle e gerenciamento das informações e dados das companhias. Neste sentido, cada empresa terá o seu sistema SAP, implementado de acordo com as necessidades do seu negócio. O SAP une todas as fontes da organização em uma só ferramenta.




5. Nubank


Fundada em 2013, o Nubank é uma startup brasileira que inovou os serviços financeiros do Brasil, fornecendo um cartão de crédito sem anuidade, baixa taxa de juros e totalmente gerenciável por um celular; retirando todo paradigma de ida ao banco com inúmeros documentos para conseguir retirar um cartão de crédito, com altas taxas de juros.

Imagem: Divulgação/Nubank


O Nubank sempre pensou nos seus produtos como algo para ajudar os clientes a retomarem o controle de suas vidas financeiras, e também para funcionar perfeitamente nos smartphones.


Como se pode imaginar, os times do Nubank necessitam sempre estarem conectados com as decisões de lançamento de produtos. Para isso, o Nubank adotou um modelo de times baseado em squads, que são separados de acordo com suas habilidades para atender todas demandas que a empresa precisa. Dentro desses squads são estipuladas missões de médio e longo prazo, definindo seus objetivos, as chamadas OKRs.


O Nubank usa a metodologia ágil para criar um modelo da realidade, utilizando o teste para entender o que funcionou ou não, e posteriormente aplicar na próxima versão. O Nubank utiliza essa metodologia para o funcionamento da empresa através dos seus princípios que consistem em:

  • Indivíduos e interações mais que processos e ferramentas;

  • Software ou produto em funcionamento mais que documentação abrangente;

  • Colaboração com o cliente mais que negociação de contratos;

  • Responder a mudanças mais que seguir um plano.


A partir dessa metodologia, o Nubank conseguiu automatizar algumas tarefas mesmo que intrinsecamente, como o processo de ouvidoria do cliente. Ouvir o seu cliente, receber ocorrências, analisar, encaminhar ao responsável e acompanhar o andamento, ser o mais ágil possível com as tomadas de decisões e também na obtenção do produto que o Nubank oferece.


Fazer pesquisas de satisfação dos clientes, monitorar a qualidade das respostas e repassar os feedbacks aos outros setores. Todas essas pequenas mudanças, automatizando alguns setores, ajudam a empresa a melhorar a sua tomada de decisão para obtenção das OKRs, que serão ainda mais satisfatórias que as últimas.



6. Conclusão


Por todo o contexto histórico da automatização de tarefas e pela grande importância desta para as empresas nos últimos anos, percebe-se que a tecnologia está totalmente atrelada a nossas vidas, principalmente no que tange a poupar-nos tempo e dinheiro em atividades cotidianas, seja em uma simples tarefa como enviar um email, ou algo mais relevante como o armazenamento de dados de certos momentos do processos da fabricação de produtos.

Ademais, as informações expostas demonstram que a automação no ramo de marketing é muito importante para alavancar a marca, e também para gerar confiabilidade. No ramo de processos, conclui-se que a obtenção de soluções rápidas, embasadas em dados já comparados, é muito importante para a otimização do tempo e correção de possíveis falhas.


Escrito e revisado por: Yuri Sehnem Felisberto.


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